L’automatisation des écritures de vente du commercial vers la comptabilité


facture-compta-comercial

De nombreuses sociétés possèdent un logiciel de devis/facture et un logiciel de comptabilité. Bien souvent aucune interface n’existe entre les deux logiciels et il est nécessaire de demander à la personne chargée de la comptabilité de ressaisir cette facture. Ce cas de figure engendre une perte de temps considérable entre la double saisie et les différentes questions que cela peut engendrer entre les personnes concernées.

Notre solution intègre les deux aspects : aussi bien la partie vente (ou Gestion commerciale) que la partie comptable. Sur la partie commerciale il y a quelques paramétrages à effectuer afin que la facture qui sera créée automatiquement en comptabilité soit propre :

  • Sur la fiche du produit, il faut définir sur quel compte comptable (compte de produit) la facture doit remonter,
  • Sur la fiche produit, il faut définir quel compte de taxe est associé,
  • Sur la fiche du client : choix du compte comptable (411100),
  • Sur la fiche du client : définition de la façon dont est gérée la TVA pour lui (France, CEE, Export),
  • Sur la fiche du client : définition des conditions de règlement.

Une fois ces paramétrages faits, lorsqu’un commercial crée une facture, il va devoir choisir le client ainsi que tous les produits (ou services) associés à la facture. Le logiciel va automatiquement interpréter les données afin de créer la facture en comptabilité. Ainsi il créera les lignes Hors taxes avec les bons comptes de produits, puis les comptes client 411 et enfin la/les lignes de taxes de la facture (il y aura ou non des lignes de taxe en fonction du type de client). Cette facture est générée au sein du journal de vente en brouillon, le comptable n’a, lui, plus qu’à valider la facture.